5: Bedrijfsvoering

5.1 Inleiding
Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) schrijft voor dat de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht biedt in de beleidsvoornemens, en de realisatie daarvan, ten aanzien van de bedrijfsvoering. Vanuit de beleidsvrijheid die hierbij aan de gemeenten is over gelaten wordt wel beoogd dat er een logische verbinding ontstaat tussen het programma overhead en de andere programma’s.
De ontwikkeling van onze bedrijfsvoering is randvoorwaardelijk om zo goed mogelijk onze maatschappelijke opgaven aan te kunnen, onze dienstverlening te leveren en tegelijk te voldoen aan alle wet- en regelgeving.

5.2 Planning & Control / Financiën
Financiën heeft in 2022 stappen gezet om de financiële informatievoorziening te verbeteren middels een begroting die meer inzicht verschaft in de achterliggende cijfers. Daarnaast is de interne controle verbeterd en is een start gemaakt met managementrapportages.

5.3 Informatievoorziening
Er zijn nog projecten vanuit het informatiebeleidsplan die doorlopen in 2023 door bijvoorbeeld het uitstellen van wetten. De ‘mobiele’ werkplek via een beveiligde verbinding zijn we aan het uitrollen, ongeveer 30% van de medewerkers heeft een laptop. Het project loopt nog door in 2023.
Er zijn stappen gezet in het kader van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer welke uitgesteld is naar 1 januari 2024. Voor dit project is een projectplan opgesteld, zijn de formulieren op de website getoetst en is de inventarisatie van producten gestart.

Informatieveiligheid en Privacy
Informatieveiligheid en privacy hebben blijvende aandacht aan de hand van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten) en e-learning.

5.4 HRM
Het jaar 2022 heeft grotendeels in het teken gestaan van de organisatieontwikkeling.
Vlak voor de zomer in de nieuwe organisatiestructuur vastgesteld, bestaande uit vijf teams, te weten Team Data & Control, Beleidsteam Sociaal Domein, Sociaal Team, Team Leefomgeving en Team Dienstverlening.
Het was goed om weer te kunnen bouwen aan een toekomstgerichte zelfstandige organisatie.
De organisatieontwikkeling is volledig in eigen beheer gedaan, waarbij alle medewerkers vanaf het begin zeer nauw zijn betrokken.
In juni 2022 is de nieuwe vaste gemeentesecretaris gestart. Eind 2022 zijn er vijf nieuwe vaste teamleiders geworven en benoemd, die in 2023 zijn gestart.
Ook in 2022 hebben we te maken gehad met personeelsverloop. Mede door de zeer moeilijke arbeidsmarkt, moest er regelmatig een beroep worden gedaan op interim personeel (inhuur).
Aan het einde van 2022 was er sprake van een kentering. Het lukt de gemeente Scherpenzeel verhoudingsgewijs goed om de vacatures in te vullen, met als gevolg een afname van het interim personeel.
Er is veel energie gestoken in een vernieuwing en modernisering van onze arbeidsmarktcommunicatie.
Ook heeft er in 2022 een verdere automatisering van de P&O-processen plaatsgevonden.

Staat van personele sterkte en personeelslasten

Overige personeelsgegevens

5.5 Huisvesting
De huisvesting aan de Stationsweg 389 de voormalige villa, is per mei 2022 beschikbaar gesteld voor de opvang van de Oekraïense vluchtelingen, vanaf eind juni zijn hier ook vluchtelingen gehuisvest. De werkplekken die in de voormalige villa waren gesitueerd zijn verplaatst naar de buitenplaats (Stationsweg 389a).
De Buitenplaats heeft energielabel B en voldoet daarmee aan de wettelijke eisen om per 1 januari minimaal een energielabel C te hebben.
Daarnaast wordt nog steeds gewerkt aan de langetermijn huisvesting.

5.6 Communicatie
De wekelijkse digitale nieuwsbrief wordt sinds een jaar verstuurd. Het aantal abonnees is nog steeds stijgend: de teller staat op ruim 1300 inschrijvers.
Het gebruik van video is afgelopen jaar toegenomen. Er zijn video’s gemaakt voor projecten als Eikenlaan (afrondingsvideo), de kroonbenoemde burgemeester (voorstelvideo) en arbeidsmarkt-communicatie.

(Inwoners)participatie: Het digitale inwonerspanel Scherpenzeel heeft drie vragenlijsten ontvangen (communicatie, inrichting groene zone bedrijventerrein en Regio Deal Foodvalley, gezamenlijk met de gemeenten Ede, Veenendaal, Barneveld en Rhenen). Dit jaar wordt ingezet op een dorpsbrede campagne voor meer bekendheid en extra abonnees. Door meer deelnemers, geven de resultaten een representatiever beeld en kan het politiek en bestuurlijk uitgroeien tot een gewaardeerd participatie-instrument.

Vanaf juli is gestart om tweewekelijks een pagina met gemeentelijk nieuws te plaatsen in de huis-aan-huiskrant LetOp Scherpenzeel. Uit de resultaten van de vragenlijst van het inwonerspanel blijkt dat deze pagina goed wordt gewaardeerd.

Eind 2022 is het werkproces gestart om alle medewerkers te trainen in het schrijven van teksten op B1-niveau. Het aanbestedingstraject heeft geresulteerd in een getekende offerte. Op korte termijn wordt deze training uitgerold. Het doel is om de taal van het dorp te spreken met de inwoners, en zodoende de kloof tussen gemeentehuis en inwoners gevoelsmatig te verkleinen. Hierdoor kan participatie makkelijker tot stand komen, want begrijpelijke informatieverstrekking is hiervoor noodzakelijk.

5.7 Rechtmatigheid
De Eerste Kamer nam op 27 september 2022 de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. Hiermee is de wet van kracht. Voor gemeenten betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgeven.
Rechtmatigheidstoetsing richt zich zowel op begrotingsrechtmatigheid, het budgetrecht conform de regels die daarvoor zijn vastgelegd, als op rechtmatigheid van inkoop en op rechtmatig uitvoeren van overige rechtshandelingen.
Daar aan is vorm gegeven in diverse gemeentelijke regelingen. Gedurende het jaar is er sprake van interne controle (directe toetsing op de handeling zelf), en verbijzonderde interne controle: wordt er gewerkt conform de afgesproken procedures.
In 2022 hebben we de volgende afwijking geconstateerd en maatregelen getroffen:

• De overeenkomst onkruid- en veegbeheer is ten onrechte verlengd, deze verlenging is onrechtmatig en hiermee zijn de kosten van € 108.573 voor 2022 onrechtmatig. In 2023 moet hier een nieuwe aanbesteding/overeenkomst voor worden opgesteld.
• De kosten voor het onderhoud aan bomen komen boven de Europese aanbestedingsgrens voor diensten uit, daarmee is € 78.755 voor 2022 onrechtmatig. De overeenkomst voor 2023-2024 is Europees aanbesteed.
• Er is bij inhuur voor projecten van onder andere grondexploitaties en gebiedsontwikkeling, sprake van het inzetten van een projectleider op meerdere projecten, dit dient conform de aanbestedingswet als één geheel gezien te worden.
  Daarmee is voor 2022 € 119.625 onrechtmatig Vanaf 2023 wordt dit ingehuurd via een partij die een raamovereenkomst heeft met de gemeente Scherpenzeel.